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Prozesse agil im Team verbessern

Verlust von Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit durch mangelhafte Prozesse kann durch agile Prozessoptimierung verhindert werden

Wenn Geschäftsprozesse nicht gut laufen, leiden darunter meist die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Gerade in herausfordernden Zeiten kann das schnell zum Risiko werden. Eine zeitgemäße Methode, dem entgegenzuwirken, ist die „Agile Prozessoptimierung“, entwickelt von Dr. Marco Olavarria, Consultant und geschäftsführender Gesellschafter von BC Berlin Consulting sowie einer der wenigen "Certified Organization Design Professionals" Deutschlands.

Was leistet agile Prozessoptimierung? 

Ganz grundsätzlich gesprochen: Prozesse werden schnell und wirkungsvoll an neue Herausforderungen angepasst und "agilisiert". Konkret heißt das, Unternehmen identifizieren zunächst die 20% der Prozesse, die 80% des Verbesserungspotenzials beinhalten und optimieren zuerst diese. Und zwar gemeinsam, in einem Team aus Prozessbeteiligten. So wird das Wissen über die Prozesse nutzbar, entwickeln praxisnahe Lösungen und schaffen größtmögliche Akzeptanz. Das Ergebnis sind dann hoch funktionale neue Abläufe, unterstützt durch agile Praktiken und gefördert durch Promotoren aus dem Kreise der Kollegen. Das ist in Kürze die Rezeptur für "Agile Prozessoptimierung".


Webinar: So optimieren Sie Ihre Prozesse optimal im Team

Alle Wertschöpfung in Unternehmen wird in mehr oder weniger gut strukturierten und effizienten Prozessen erbracht. Nur leider sind diese nicht immer geeignet gestaltet. Wer kennt sie nicht, die eigentlich unnötigen Schleifen und Fehlerquellen? In diesem Webinar lernen Sie eine ebenso einfache wie effektive Methode kennen, wie Sie Ihre Prozesse gemeinsam im Team in kürzester Zeit analysieren und Optimierungsansätze entwickeln. Und zwar funktionsübergreifend, für insgesamt optimal gestaltete Abläufe.

Montag, 23.11.2020, 10:00 – 12:30 Uhr (2,5 Stunden)

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Wie kann man sich die konkrete Umsetzung vorstellen? Und funktioniert das eigentlich auch jetzt, in Pandemie-Zeiten, wenn alle im Homeoffice sitzen? 

Um die letzte Frage zuerst zu beantworten: selbstverständlich funktioniert das alles auch in einer Remote-Umgebung, sehr gut sogar. Alles, was im Projektverlauf benötigt wird, sind Computer für alle Teilnehmer, Internetzugänge und eine Webmeeting-Software. Wir nutzen gern für die Dokumentation und Optimierung das Tool Stormboard, aber hier gibt es natürlich jede Menge sinnvolle digitale Werkzeuge.

Aber zurück zur konkreten Umsetzung: wir haben hier eine Vorgehensweise in sechs Schritten entwickelt. Als allererstes - und natürlich naheliegend - die Festlegung der Ziele, des Umfangs und der Beteiligten. Damit kann man dann starten, die jeweiligen Rollen im Team, die Vorgehensweise und Feinplanung festzulegen. Wichtig ist dabei vor allem, die Beteiligten in der agilen Prozessoptimierung intensiv zu schulen und Rollen zuzuweisen; aus dieser Rollenperspektive sollen die die zu optimierenden Prozesse immer betrachtet werden. Dann geht es an die genaue Betrachtung der Prozesse und die saubere Dokumentation. Diese ersten vier Schritte dienen also zur Definierung des Teams, des Ziels und der bestehenden Prozesse. Erst danach geht es an die eigentliche Optimierung der Prozesse bzw. der Definierung eines optimierten Zielprozesses. Hier ist es wichtig zu prüfen, welche agilen Praktiken den Zielprozess noch verbessern können. Und im sechsten und letzten Schritt erarbeitet das Team notwendige Schritte und Maßnahmen auf dem Weg zum Zielprozess und ein Gesamtkonzept für die sich anschließende Realisierung der Prozessoptimierung. 

Abschließend gefragt: welche Gründe sprechen explizit für agile Prozessoptimierung?

Eine ganze Menge! Agile Prozessoptimierung ist sehr praxisnah, alle am Prozess Beteiligten sind involviert, die Prozesse werden im Team End-to-End durchlaufen und somit selbst erfahren, das schafft Verständnis für eine Veränderung. Gleichzeitig berücksichtigt die Methode agile Prinzipien und ermöglicht die Prüfung, ob agil gearbeitet wird und erlaubt die Implementierung agiler Praktiken. Und durch den integrativen Einsatz sind alle Beteiligten in den Durchlauf miteinbezogen, dadurch wird ihr kreatives Potenzial gehoben und der Raum für ein Umdenken geöffnet.

Der Autor

Marco Olavarria, Consultant und geschäftsführender Gesellschafter von BC Berlin Consulting. Er berät seit über 20 Jahren Medienunternehmen. Seine Passion ist die Gestaltung der digitalen Transformation und die Schaffung lebenswerter Organisationen. Er ist zertifizierter Organization Design Professional, Autor und Referent u.a. der Akademie der Deutschen Medien und der VDZ Akademie.