DPR THINK TANK
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„Permanente Veränderung muss in die Workflows integriert werden“

Erscheinungstermin: Mai 2020

Ehrhardt Heinold, Veranstalter des 22. CrossMedia Forums, mit Tipps zur richtigen Prozessanalyse und Workflow-Modellierung

Workflow-Modellierung - warum sollten sich Verlage überhaupt intensiv mit diesem Thema auseinandersetzen?

Workflow-Modellierung klingt erstmal sperrig und nach trockener Arbeit - generell geht es um die Frage "Wie laufen in meinem Unternehmen Geschäftsprozesse ab?". Vor allem in Hinblick darauf, wie in Verlagen aus Inhalten Medienprodukte werden. In vielen Unternehmen haben sich nicht nur bei der Medienproduktion über die Jahre Routinen entwickelt, aber ich muss mir immer wieder die Frage stellen: "Kann ich das verbessern, ist das immer noch sinnvoll?". Vor allem wenn ich darüber nachdenke, mich durch Technologie unterstützen zu lassen. Meine Erfahrung aus vielen Projekten zeigt, dass eine Workflow-Analyse in einem ersten Schritt sehr viel Transparenz bringt. Und erst aus dieser Transparenz lassen sich Verbesserungs- und Automatisierungspotentiale erkennen.


22. CROSSMEDIAFORUM digital

Am 7.Juli 2020 fand das 22. CROSSMEDIAFORUM digital zum Thema Content-Workflow statt. Erneut gab es spannende Themen unter dem Motto „Content im Flow - der perfekte Workflow vom Autor bis zur Vermarktung“. Schwerpunktmäßig ging es um die Frage wie mit Hilfe von Software und Tools ein reibungsloser Contentworkflow - von der Erfassung bis zur Vermarktung - gestaltet werden kann. 

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Wie sieht eine typische Vorgehensweise bei der Workflow-Modellierung aus?

Zunächst mache ich eine Bestandsaufnahme: "Wie arbeite ich heute?". Möglichst auch mit Quantifizierung, will heißen: wieviel Zeit wird für welchen Prozess-Schritt aufgewandt, um Ressourcenpotenziale zu erkennen.
Dann folgt die Beschäftigung mit Geschäftsmodellen, der Erwartung an die eigenen Produkte. Nehmen wir als Beispiel personalisierte Produkte oder Produkte, die ich auf bestimmte Zielgruppen zuschneiden möchte. Daraus ergibt sich die Frage wie ein Verlage seine Inhalte gleich von Anfang an optimal strukturieren muss um dieses Ziel zu erreichen. Oder wie kann ein Autoren-Workflow so automatisieren werden dass man viel schneller Produkte aktualisieren kann, gerade in der Fachinformation ein sehr wichtiger Punkt.
Ich habe also bei der Workflow-Modellierung auf der einen Seite den Ist-Zustand, auf der anderen Seite die Anforderung des Markts und der Kunden. Daraus ergibt sich dann der Veränderungsbedarf.

Wie erreicht man einen permanenten Verbesserungsprozess?

Viele Prozesse in Unternehmen sind grundsätzlich auf Stabilität angelegt. Wir leben aber in einem dynamischen Zeitalter, Stichwort "VUKA", wir müssen schnell sich veränderte Produktformen bedienen. Dann muss ich diese permanenten Veränderungen in meine Workflows integrieren, muss meinen Content so flexibel halten, dass ich ihn jederzeit in unterschiedlichsten Ausprägungen ausliefern kann. Das geht mit Copy und Paste aus InDesign schlicht nicht. Flexibilität muss ein Teil der modernen Workflow-Architektur sein.

Prozessoptimierung ist ja kaum sinnvoll, wenn bestehende Unternehmensstrukturen nicht angetastet werden. Ihr Modell greift hier ja viel grundlegender an.

Genau. Eine Workflow-Analyse ist meistens auch der Ausgangspunkt für ein Veränderungsprojekt. Ich kann Workflows und Abläufe nicht optimieren ohne die Unternehmensorganisation zu verändern. Das ergibt sich ja zwangsläufig aus der Veränderung oder gar dem Wegfall von Aufgaben. Klassisches Beispiel ist die Satz-Automatisierung. Das kann heute weitgehend softwaregesteuert passieren. Dennoch finden sich in vielen Verlage noch Herstellungsabteilungen mit "klassischen" Abläufen. Auf dem Crossmedia Forum haben wir zum Beispiel einen Software-Dienstleister, der mit mathematischen Modellen automatisches Layout erzeugt das von einem Menschen auch nicht besser erzeugt werden kann. Anderes Thema ist die Einbindung der Autoren, auch hier haben Verlage oft erhebliches Potenzial.
Also vollkommen richtig: wir reden hier auch von Change, auf Prozessebene, aber auch von Themen wie Skills. Oft werden durch Prozessveränderungen auch neue Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich.

Etwas provokant formuliert: kann es gutgehen, wenn Kreativindustrie auf formale Strukuren treffen? Haben wir da nicht oft auch einen "Clash of Cultures"?

Die Frage ist durchaus berechtigt. Schaut man sich die Automotive-Industrie an - diese haben schon seit sehr vielen Jahren normierte DTDs für ihre technischen Dokumentationen. Von diesem Zustand waren viele Verlage meilenwert entfernt. Die ersten, die hier vorangegangen sind, waren die Wissenschaftsverlage mit DTDs für ihre Zeitschriften. Mittlerweise ist das Thema aber bei den meisten Verlagen angekommen, auch bei den Publikumsverlagen, die feststellen mussten, dass Roman A strukturell identisch zu Roman B ist. Inzwischen gibt es auch hier Standard-DTDs, ich habe also auch im Kreativbereich viele Möglichkeiten zur Standardisierung. Das gilt übrigens auch für Ratgeberverlage. Und es gibt ja nicht nur Standardisierungen auf Layout- sondern auch auf Workflow-Ebene, nehmen wir das Bild-Management bzw. Media-Asset-Management als Beispiel. Auch hier kann man sehr viele Vorteile aus einer Prozess-Analyse und Prozess-Optimierung ziehen. Am Ende muss man auch sehen, dass in Kreativbereichen Prozesse unnötigerweise sehr viele Ressourcen binden, insofern kann eine solche Optimierung sogar zur Freisetzung von kreativem Potenzial beitragen.

Workflow-Optimierung mal ganz praktisch: Abläufe müssen dokumentiert werden - was ist die beste Form dafür? Papier und Bleistift?

Das kann Papier und Bleistift sein. Aber natürlich gibt es hier sehr viele unterstützende Tools, die auch die Weiterbearbeitung erleichtern. Am besten dabei immer an Standards halten, zum Beispiel Swimlanes oder BPMN (Business Process Model and Notation). Ich würde eine Standardarddokumentationssprache und Visualisierungstools einsetzen, und zwar konsequent - dann versteht auch jeder inner- und außerhalb eines Unternehmens die skizzierten Prozesse.

Der Autor

Ehrhardt F. Heinold: Studium der Geschichte, Soziologie und Germanistik in Hamburg. Nach mehrjähriger, freiberuflicher Tätigkeit als Redakteur, Journalist, Seminarleiter und Berater seit 1995 geschäftsführender Gesellschafter der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung mit Sitz in Hamburg. Beratungsschwerpunkt ist der Verlags- und Medienbereich. Beratungsprojekte vor allem in Fach-, Special Interest- und Kinderbuchverlagen zu allen verlegerischen Fragestellungen in den Bereichen Unternehmensstrategie, Marktanalyse, Positionierung, Markenentwicklung, Programmstrategie, Portfolio-Management und Digitalisierung.

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