#9/ 2021
13/22

Prozesse – der unterschätzte Stern am Erfolgshimmel

So gelingt die fortlaufende Optimierung der Prozesse

 „Das Team ist der Star“ – das hören wir immer wieder, nicht nur im Sport. Ich wage zu widersprechen und sage: Der eigentliche Star ist die Fähigkeit von Teams zu interagieren, im Team selbst und mit anderen Teams. Und diese Fähigkeit zeigt sich in den Prozessen, die von den Teams gelebt werden. 

Funktionieren diese nicht, ist ein Team niemals ein Hochleistungsteam und ein Unternehmen mitnichten auf dem Höhepunkt seiner Leistungsfähigkeit. Entsprechend wichtig ist die Arbeit an den Prozessen.  Doch sogar, wenn allen klar ist, dass der aktuelle Prozess nicht der Beste ist, und Optimierungspotenziale klar erkennbar sind: viele Teams arbeiten nicht gern an ihren Prozessen. Manche haben Sorge vor einer Überstrukturierung, andere fürchten den hohen Aufwand. 

Wie wäre es also, wenn die Prozessoptimierung nach agilen Prinzipien funktionieren würde? Und dies alles auch noch einfach umzusetzen wäre? 

In wenigen Schritten zu optimierten und agilen Prozessen

Dies gelingt mit der Methode „Agile Prozessoptimierung“. Ohne zunächst alle Ist-Prozesse detailliert aufzunehmen, werden in Schritt 1 der Methode die Ziele auf einem One-Pager festgehalten. Dem Prinzip der Nutzenorientierung folgend, wird dann geprüft: Welches sind die 20% der Prozesse, die 80% der angestrebten Wirkung beinhalten? So wird der Umfang des Vorhabens pragmatisch bestimmt, denn ein funktions- und hierarchieübergreifend besetztes Team kann dies in aller Regel auf Basis bestehender Erfahrungen gut leisten. 

Wichtig ist hierbei: Der Blick wird nicht auf Teile des Prozesses, sondern auf die Prozesse End-to-End gerichtet. So wird, statt der häufig anzutreffenden abteilungsbezogenen Teiloptimierung (die Dinge für andere oftmals nur schlimmer macht), von Anbeginn auf ein Gesamtoptimum hingearbeitet. Hierzu braucht es ein entlang des Prozesses funktions- und hierarchieübergreifend aufgestelltes Team. Ein solches Optimierer-Team kann alle Entscheidungen zu Prozessverbesserungen und deren Umsetzung eigenständig treffen. So laufen Sie schnell los, statt unnötig Ressourcen in die Analyse und Dokumentation von Dingen zu verwenden, die sowieso geändert werden sollen.

In Schritt 2 wird das Team der Optimierer fit gemacht für die Agile Prozessoptimierung. So können sich auch Mitarbeiter aktiv einbringen, die in dem Prozess mitwirken, aber keine Prozessoptimierungsexperten sind. In einem Training werden hierzu typische Fehler und Schwachpunkte in Prozessen (derer gibt es erstaunlich viele!) dargelegt. Aber auch Anforderungen an gute Prozesse sowie Ansätze zur Optimierung von Prozessen vermittelt und diskutiert (Input hierzu und weitere Ausführungen zur Methode finden Sie in: M. Olavarria/S. Buschow: Agile Prozessoptimierung. Vahlen, 2021). Zudem werden, sofern gewünscht, gemeinsam agile Prinzipien betrachtet und priorisiert. 

Eines der wichtigsten agilen Prinzipien ist die Fokussierung. Genau die wird jedem Teammitglied mit einem einfachen Mittel leicht gemacht: Jedes Team-Mitglied setzt symbolisch einen „Denk-Hut“ auf. Dieser bestimmt die Perspektive, aus der es den Ist-Prozess betrachtet. Das kann z.B. die Kunden-Perspektive sein. Der „Kunden-Hut“ prüft, welche Auswirkungen die Prozessgestaltung auf die Customer Experience hat und wie sich diese weiter optimieren lässt. Weitere Perspektiven können sein: 

  •  Agile-Hut“: Wie agil agieren wir in diesem Prozess, setzen wir zielführende agile Praktiken richtig ein?
  • „Kompetenz-Hut“: Verfügen wir im gesamten Prozess über die erforderliche Fach-Expertise?
  • „Kosten-Hut“: Wo entstehen z.B. aufgrund langer Liege- und Rüstzeiten unnötige Kosten? 
  • „System-Hut“: Unterstützen unsere IT-Systeme den Prozess optimal, wo besteht welches Verbesserungspotenzial?
  • „Definition of done/ready-Hut“: Sind die „Definitions of“ entlang des Prozesses ausreichend klar und funktional?
  • „Edge-Case-Hut“: Welches sind Spezial- und Ausnahmefälle, wie werden diese bearbeitet?

Ein erfreulicher Nebeneffekt des Trainings ist, dass im Team bereits konkrete und wertvolle Ansätze der Optimierung diskutiert werden – einfach, weil Personen, die an verschiedenen Enden des Prozesses tätig sind, zusammenkommen und sich austauschen. 

Agilisieren Sie keinen Unsinn – entwickeln Sie Hochleistungsprozesse

In Schritt 3 werden sodann Prozessdurchläufe durchgeführt. Ausgestattet mit vorbereiteten Checklisten betrachtet Ihr Optimierer-Team im direkten Dialog mit Prozessausführenden den Prozess. Die Prozessausführenden beschreiben den Input, den sie erhalten, wie sie ihn bearbeiten, welches typische Fehlerquellen und Hindernisse sind und wie sie ihren Output an wen übergeben. Die Optimierer betrachten das Ist-Vorgehen aus der von ihnen übernommenen Perspektive und stellen Rückfragen. Derweil notiert ein „Weißer Hut“ aus neutraler Perspektive die Schritte im Prozess.

Direkt nach jedem Prozessdurchlauf erfolgt ein De-Briefing. In dieser Rückschau auf das Beobachtete schildert jedes Teammitglied seine Eindrücke und ggf. auch bereits erste Optimierungsideen. Auf dieser Basis erfolgt in Schritt 4 eine möglichst einfache und aufwandsarme Dokumentation des Ist-Prozesses. Diese folgt dem agilen Prinzip „Optimierung ist wichtiger als Dokumentation“ und dient dem Team als Gedankenstütze.

Die Erarbeitung von Optimierungsansätzen nimmt das Team dann in Schritt 5 vor. Wichtig ist hierbei, dass zunächst der Prozessablauf selbst verbessert wird. Unnötige Schleifen werden entfernt, organisationale Hürden, wie z.B. unklare Verantwortlichkeiten und funktionale Hindernisse, wie z.B. fehlende Systemunterstützung, aus dem Weg geräumt. Erst im zweiten Zug prüft das Team dann, wie der optimierte Prozess mit Hilfe agiler Praktiken weiter verbessert werden kann. 

Denn es geht nicht darum, bestehenden Un- (oder gar Wahn-)sinn zu agilisieren. Es geht darum, saubere, geschmeidige Prozesse zu gestalten, diese mit Hilfe agiler Praktiken zu exzellenten Prozessen zu machen und gute Teams nachhaltig zu Hochleistungsteams mit viel Freude an der Arbeit zu entwickeln. So gelingt die fortlaufende Optimierung der Prozesse!


Der Autor

Marco Olavarria, Consultant und geschäftsführender Gesellschafter von BC Berlin Consulting. Er berät seit über 20 Jahren Medienunternehmen. Seine Passion ist die Gestaltung der digitalen Transformation und die Schaffung lebenswerter Organisationen. Er ist zertifizierter Organization Design Professional, Autor und Referent u.a. der Akademie der Deutschen Medien und der VDZ Akademie.