#7/ 2020
6/12

„Teenager-Projekte“ erfolgreich meistern

Wer kennt das nicht: Projekte, in denen es phasenweise sehr chaotisch hin und her geht und niemand weiß, was als nächstes kommt. Diese Situation lässt sich sehr gut mit der Pubertät vergleichen – einer Zeit, in der Aktivtäten teils chaotisch und Einschätzungen oftmals äußerst unrealistisch sind. Anders als bei Teenagern sollte man als Projektmitglied oder -leiter aber nicht darauf hoffen, dass es bald vorbei geht, sondern muss proaktiv etwas unternehmen.

Wer zum Beispiel als Marketingleiter eines Softwareherstellers tätig ist, arbeitet tagtäglich in Projekten. Der Grund: Agilität und Flexibilität sind überaus wichtig und um diese zu gewährleisten, aber trotzdem den Überblick zu behalten, bietet die Projektstruktur beste Voraussetzungen. Aber wie kommen diese Projekte zustande? Indem die Geschäftsführung, der Vertrieb oder die Entwicklungsabteilung bestimmte Aufgabenstellungen an das Marketing übergibt. Wo allerdings schon etliche, nur die Marketing-Abteilung betreffende Projekte laufen. Das führt dazu, dass man eine Vielzahl an Projekten bearbeiten muss, für die man allein verantwortlich ist und zusätzliche Verantwortlichkeit in abteilungsübergreifenden Projekten innehat.

Alleinerzieher-Projekt

Projektverantwortung zu tragen ist wie Alleinerzieher zu sein: Ich & mein Projekt. Unterstützung aus den Abteilungen wird, wie in Familien oder Freundeskreisen, zuteil, aber letztendlich muss der oder die Alleinerziehende gewährleisten, dass alles perfekt läuft und das Ergebnis passt – und das für jedes einzelne Projekt. Die Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, sind bekannt – etwa das Priorisieren einzelner Aufgaben, die Vermeidung von doppelter Arbeit und die effektive Kommunikation mit den Kollegen. Jetzt gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Projekte zu realisieren. Entweder nach der klassischen, der agilen oder der hybriden Projektmethode. Erfahrungsgemäß sind Marketingprojekte eher heterogen, was dazu führt, dass die hybride Vorgehensweise am weitesten verbreitet ist. Was bedeutet das?

Diese Projekte sind eine Kombination klassischer und agiler Projektmanagement Methoden. Sie haben einerseits lineare Abhängigkeiten mit harten Deadlines und können andererseits im Kanban mit terminierten Aufgaben strukturiert werden. Einige kommen nur mit einer Meilensteinplanung ohne Vorgänge aus und im Backlog tummeln sich Aufgaben, die iterativ in die Meilensteinplanung genommen werden. Der überwiegende Teil dieser hybriden Projekte lässt sich auch noch anders klassifizieren: als Teenager-Projekte. Soll heißen, dass sie zumeist mit einer einfachen und klar definierten Aufgabenstellung starten, dann aber sehr komplex werden können, weil sie viele Personen einbinden und ein ganzes Netz an Abhängigkeiten haben. Insbesondere wenn externe Dienstleister hinzukommen, was im Marketing bei einem Großteil der Projekte der Fall ist, ist es dann schwer, den Überblick zu behalten.

Am Aufbau einer Webseite lassen sich die Besonderheiten eines Teenager-Projekts beispielhaft skizzieren. Zunächst geht es darum, die Struktur einer Webseite zu entwickeln, dann kommen Aspekte wie die optische Gestaltung, die Inhalte und Texte und die Suchmaschinenoptimierung dazu. Aber auch die Sicherheit der Webseite spielt eine wichtige Rolle und natürlich die Kosten, die durch den Betrieb der Webseite entstehen.

Spätestens zu diesem Zeitpunkt sind die verschiedenen Deadlines, die Anzahl der involvierten Projektmitglieder, die komplexen Abhängigkeiten und die Menge der zu be- und verarbeitenden Dokumente und Informationen nur noch schwer zu überblicken. Fast täglich kommen neue Facetten hinzu, eben wie bei einem Teenager, bei dem man heute nicht weiß, was morgen angesagt ist … Aber was kann man tun, um dieses Manko zu überwinden?

Projekte zum Erfolg führen

Ähnlich wie bei einem Jugendlichen, den Eltern ins Erwachsensein begleiten müssen, muss der Projektverantwortliche nicht nur konkrete Regeln aufstellen, sondern deren Einhaltung auch kontrollieren. Zunächst einmal muss er das Ziel ausgeben und so erklären, dass alle vom gleichen Ziel ausgehen und darauf hinarbeiten. Dann sollte im Team festgelegt werden, wie die grundsätzliche Vorgehensweise ist und die verschiedenen Aufgaben definiert, zu Aufgabenpaketen kombiniert und den verschiedenen Projektmitgliedern zugeordnet werden. Schließlich geht es um die Umsetzung, bei der nicht nur ein regelmäßiger Informationsaustausch essenziell ist, sondern vor allem auch das zentrale Ablegen von Dokumenten sowie die Dokumentation des Fortschritts.

Ganz wichtig ist dabei, dass alle das gleiche Ziel verfolgen und dasselbe Selbstverständnis von den Inhalten und Verantwortlichkeiten haben. Wie in der Pubertät geht es darum, den Blick nach vorne zu richten und sich nicht von den Dingen aus der Fassung bringen zu lassen, die passiert sind und sich nicht mehr ändern lassen. Eine gehörige Portion Gelassenheit ist deshalb überaus wichtig und hilft, auch die chaotischsten Situationen zu bewältigen und das gemeinsame Ziel erfolgreich zu erreichen.

Checkliste: Projekte erfolgreich umsetzen

  • Projektziel ausgeben
  • Regeln festlegen
  • Methode (Vorgehensweise) definieren
  • Aufgaben bündeln und zuordnen
  • Für Transparenz sorgen
  • Zielführend kommunizieren
  • Fortschritte dokumentieren
  • Lessons learned

 

Carola Moresche (geb. 1982) ist Leiterin Marketing und Unternehmenskommunikation bei der InLoox GmbH. Nach dem Studium der Anglistik und Amerikanistik an der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck, Österreich, und diversen Auslandsaufenthalten ging sie 2012 nach München. Sie verfügt über langjährige Erfahrung im Marketing im B2B-Umfeld und bringt eine Leidenschaft für Kommunikation mit, die sie bis 2015 als Dozentin für Präsentationstechniken der Leopold-Franzens-Universität Innsbruck an PhD-Studenten weitergab.