#6/ 2020
10/15

Virtuelle Events: Wie Sie das passende Format finden und umsetzen

Virtuelle Events sind in diesen Tagen die einzige Alternative zu realen Events. Doch eignen sie sich in jedem Fall für die Umsetzung eines offline geplanten Events? Bei manch einer Veranstaltung ist die digitale Alternative dem Onsite-Event sehr nahe. Wiederum für andere Events eignen sich die physischen Formate deutlich besser. Online-Wissensvermittlung sind viele von uns beispielsweise bereits gewohnt – sowohl die Veranstalter als auch die Teilnehmer. So funktionieren digitale Seminare ziemlich gut während gerade bei Networking-Veranstaltungen das reale Event klar im Vorteil ist.
Heute schauen wir uns die bekanntesten und beliebtesten Eventformate einmal genauer an. Sie reichen von kleinen, informellen Gesprächen bis zur großen Messe. Und eines sei direkt vorweggenommen: Sie lassen sich mit ein bisschen Kreativität alle online abbilden.

Kamingespräch

Ein Kamingespräch, auch bekannt als Fireside Chat, ist eine lockere, informelle Unterhaltung einiger Teilnehmer. Damit es virtuell funktionieren kann, brauchen Sie lediglich ein Tool, welches Videogespräche weniger Personen ermöglicht. Genau das können die allermeisten Videokonferenz-Tools. Wählen Sie am besten eines, das auch auf Tablets funktioniert, damit die Teilnehmer nicht hinter ihren klassischen Bildschirmen sitzen und überhaupt eine lockere Atmosphäre entstehen kann. Mit ein wenig Kreativität wie beispielsweise einem Kamin als Hintergrundbild lockern Sie das Format auf. Außerdem können Sie je nach Zielgruppe und Budget an die Lieferung von passendem Catering an die einzelnen Teilnehmer denken. Denn diese sind häufig lange vorher bekannt und von überschaubarer Anzahl.

BarCamp

Bei einem BarCamp wird das Eventprogramm zu Beginn von allen Teilnehmern gemeinsam geplant. Dabei schlagen die Teilnehmer in der Planungssession vor, was sie selbst vortragen wollen und je nach Resonanz wird ihnen beim realen Event ein Raum zugeteilt. In diesen Räumen finden dann die Vorträge,kleinere Workshops oder Diskussionsrunden statt. Digitale Versionen eines BarCamps gab es in den letzten Wochen bereits häufiger. Das Prinzip der gemeinsamen Planung lässt sich digital gut umsetzen. Dabei ist es entscheidend, einen strukturierten Prozess zur Vorstellung der eigenen Beiträge zu finden. Bewährt hat sich, dass der Moderator für einen Teilnehmer das bislang stumm geschaltete Mikrofon wieder aktiviert und dieser anschließend seinen Vorschlag startet. Die Abfrage der Resonanz entfällt, da im Digitalen alle Räume gleich groß sind. Nun wird die Session von einem zweiten Organisator in einen zentral einsehbaren Eventplan, zum Beispiel bei Google Docs oder Trello, eingetragen. Wichtig ist, dass der Raumwechsel für die Teilnehmer digital möglichst einfach funktioniert. Dazu benötigen Sie ein Tool, das Breakout-Sessions oder eben untergeordnete Räume zulässt.

World Café

Bei einem klassischen World Café findet der Austausch der Teilnehmer an unterschiedlichen Tischen statt, wobei die Teilnehmer von Tisch zu Tisch wechseln. Lediglich ein Gastgeber bleibt an einem Tisch sitzen. Er begrüßt die neu Ankommenden und stellt bei jeder Runde vor, was die vorherige Gruppe an diesem Tisch erarbeitet hat. Die Ergebnisse werden auf Papiertischdecken festgehalten und am Ende des World Cafés zentral präsentiert. Ähnlich wie beim eben vorgestellten Prinzip eines digitalen BarCamps kommt es darauf an, den Wechsel zwischen den einzelnen Räumen möglichst einfach zu gestalten. Außerdem sollten sich die Teilnehmer der virtuellen Tischrunden sehen können. Dazu benötigen Sie ein Videokonferenz-Tool mit Bildübertragung und zuvor klar kommunizierte Ablaufregeln. Der Haupt-Moderator des World Cafés sollte von Zeit zu Zeit die digitalen Tische besuchen und abfragen, ob alles wie geplant läuft sowie an die verbleibende Zeit erinnern. Zum Schluss präsentieren die Gastgeber in einer festgelegten Reihenfolge im virtuellen Plenarraum kurz ihre Tisch-Ergebnisse. Diese Zeiten sollten von einem Organisator oder dem Haupt-Moderator im Blick behalten und wenn notwendig auf diplomatische Art und Weise gekürzt werden. Als Alternative für die digitalen Tischdecken können Sie integrierte Whiteboards der Konferenz-Tools oder externe Whiteboards wie mural und miro beziehungsweise einfach Google Docs nutzen.

Table Session

Bei einer Table Session eines realen Events findet der Austausch der Teilnehmer ebenfalls an runden Tischen statt. Mit dem Unterschied, dass die Themen nichts miteinander zu tun haben müssen. Die Teilnehmer können die Tische wechseln, müssen es jedoch nicht. Als Eventveranstalter können Sie Table Sessions einmal ins Programm einbauen oder mehrfach durchführen. Table Sessions eignen sich bei realen Veranstaltungen besonders dann, wenn Sie viele unterschiedliche Themen gleichzeitig in einem großen Saal bespielen wollen. Sie sind hervorragend fürs Networking unter den Teilnehmern und fürs Brainstorming. Wollen Sie Table Sessions in die digitale Welt bringen, brauchen Sie zuvor klare Kommunikationsregeln. Begrenzen Sie die Zahl der Tisch-Teilnehmer und lassen Sie die Mikrofone der einzelnen Teilnehmer zunächst stumm geschaltet. Der Moderator jedes digitalen Tisches sollte Spielregeln aufstellen, wer wann eine Rede einbringen kann, zum Beispiel durch ein Handzeichen. Sprechen alle darauf los, wird es in digitalen Räumen noch unübersichtlicher als dies in der realen Welt der Fall ist.

Seminar

Seminare werden häufig mit Fokus auf Weiterbildung eingesetzt. Dabei handelt es sich um meist frontal gestaltete Vorträge eines Referenten, die jedoch entweder zwischendurch oder hinterher um Fragen der Teilnehmer ergänzt werden. Die virtuelle Variante davon wurde in den letzten Wochen recht häufig umgesetzt: das Webinar. Während in der realen Welt Seminare häufig ganztägig stattfinden oder auch über mehrere Tage andauern können, sollten Sie bei Webinaren die Vortragsdauer deutlich kürzen. Das liegt zum einen an der geringen Aufmerksamkeitsspanne im virtuellen Raum und zum anderen an der deutlich größeren Anstrengung für die Teilnehmer, Wissen ausschließlich über den Bildschirm zu konsumieren. Eine mittlerweile beliebte Sessiondauer beträgt 20 Minuten und lässt dazwischen Zeit für ein wenig Bewegung, Essen und Trinken sowie eine mentale Verschnaufpause.

Breakout Session beziehungsweise Workshop

Workshops oder auch Breakout Sessions sind in der realen Welt vor allem für den Austausch und das Arbeiten in kleineren Gruppen mit bis zu 25 Teilnehmern gedacht. Der Referent wird bei diesem Eventformat mehr zum Moderator und begleitet den kreativen Entstehungsprozess der Gruppenarbeit. Gerade die Zusammenarbeit funktioniert in der virtuellen Welt weniger gut als bei physisch stattfindenden Workshops – es sei denn, Sie strukturieren den Prozess des Einbringens und Sprechens sehr genau. Nur wer in der Gruppe diszipliniert nacheinander spricht und die Ergebnisse strukturiert auf einem gemeinsamen Whiteboard festhält, wird auch Arbeitsergebnisse produzieren können. Bei wenigen Teilnehmern funktioniert dieser kreative Austausch auch digital. Werden es mehr Teilnehmer, lässt sich das gemeinsame Arbeiten und Sprechen immer schwieriger koordinieren. Möchten Sie Workshops digital anbieten, achten Sie auf kleinere Gruppen – dann kann Ihnen auch dies gelingen. Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich ein, zwei Personen besonders einbringen, während alle anderen nur stumm zuschauen.

Podiumsdiskussion

Sie kennen sie bestimmt von fast jedem realen Event: die klassische Podiumsdiskussion, bei der sich mehrere Redner auf einer Bühne zu einem Thema austauschen. Damit dieser Austausch klappt, strukturiert ein Moderator das Gespräch und achtet auf die Zeiteinhaltung. Entweder Sie bringen die Diskutanten in ein reales Aufnahmestudio und achten auf den Mindestabstand zwischen diesen oder Sie schalten die Redner aus den jeweiligen Home Offices zu. Der Moderator achtet auch bei der virtuellen Podiumsdiskussion auf die Zeit der Beiträge. Sie können die virtuelle Podiumsdiskussion auf den Austausch dieser wenigen Diskutanten untereinander beschränken oder auch für die Interaktion mit Ihren Teilnehmern öffnen. In diesem Falle beobachtet der Moderator zugleich den Live-Chat des Publikums, clustert die Fragen und bringt sie in die Diskussionsrunde ein. Ein professionelles Interaktionstool unterstützt diesen Austausch mit den Teilnehmern. Umfragen, Q&A-Runden, über Fragen abstimmen, Themen clustern und vieles mehr gehört dabei ins Repertoire dieser Tools.

FishBowl

Eine FishBowl ist die moderne Form der Podiumsdiskussion, welche die Teilnehmer etwas mehr einbindet. Bei einem realen Event sitzen die Diskutanten in einem inneren Stuhlkreis und die Zuhörer im äußeren. Darüber hinaus gibt es im inneren Kreis einen leeren Stuhl für den Teilnehmer, der sich aktiv einbringen will. Dies können Sie wie bei der zuvor vorgestellten digitalen Podiumsdiskussion umsetzen. Der leere Stuhl sollte dabei vom Moderator gemanagt werden. Er kann dazu im Chat prüfen, wer sich einbringen möchte und diesem Teilnehmer die Stimmrechte geben.

Plenarvortrag beziehungsweise Keynote

Dieser frontale Vortrag aus der realen Eventwelt lässt sich ziemlich einfach in die virtuelle Version übertragen. Dazu benötigen Sie wie beim Webinar einen Redner, seine Präsentation, möglicherweise einen Moderator sowie die klassische Online-Event-Technik. Binden Sie ein Interaktionstool in diese frontale Präsentation ein, wird sie lebendiger für Ihre Teilnehmer. Allerdings hat auch eine klassisch vorgetragene Botschaft via Live-Stream ihre Berechtigung.

Konferenz

Eine Konferenz ist meist eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung, die mehrere hier bereits vorgestellte Eventformate miteinander kombiniert. Sie lässt sich sehr gut digitalisieren, wenn Sie auch das Networking unter den Teilnehmern ermöglichen, zum Beispiel in 1:1 Videosessions. Bedenken Sie wie bereits unter „Seminar” beziehungsweise „Webinar” angesprochen die kürzere Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer und die Anstrengung, die eine ganztägige Bildschirm-Konferenz mit sich bringt. Kürzen Sie daher deutlich die einzelnen Redebeiträge, bauen Sie Pausen ein und setzen Sie auf Interaktion unter den Teilnehmern. Ein spannendes Format für interessante virtuelle Konferenzen sind solche, die beispielsweise die Beiträge ihrer Referenten auf acht Minuten begrenzen und dann acht Minuten Zeit für die Fragen der Teilnehmer lassen.

Messe

Messen sind in der realen Welt vom geplanten und vom zufälligen Austausch der Teilnehmer untereinander gekennzeichnet sowie von der Präsentation von Produkten und Services. Das können Sie mit den bereits vorgestellten virtuellen Eventformaten umsetzen, zum Beispiel in Form von Webinaren oder virtuellen Keynotes. Anbieter von virtuellen Messe-Plattformen ahmen außerdem die Messewelt mit Hilfe von 2D- oder 3D-Welten nach. Als Veranstalter einer virtuellen Messe können Sie wie bisher mehrere Aussteller und Vortragsbühnen einbinden. Auf den Messeständen gibt es wiederum eingebundene Videos, Präsentationen, Live-Chats mit dem Standpersonal oder sogar 1:1 Videosessions mit dem Aussteller. Bedenken Sie bei der Digitalisierung Ihrer Messe, dass auch diese ein interessantes Vortragsprogramm benötigt, damit Sie überhaupt Teilnehmer anlocken können. Denken Sie dabei unbedingt aus Sicht des Messebesuchers und bieten Sie relevanten Content an – eine reine Werbepräsentation oder die bloße digitale Abbildung Ihres Standes bringt kaum einen Interessenten zu Ihrer virtuellen Messe.

Fazit

Es kommt auf Ihre Kreativität und Ihr Konzept bei der Umsetzung virtueller Events an. Haben Sie die charakteristischen Merkmale Ihres Online-Events vor Augen und setzen diese konsequent und mit professionellen Tools um, können Sie nahezu jedes Eventformat in die virtuelle Welt bringen. Was dabei zählt sind die Wünsche Ihrer Teilnehmer, Abwechslung und spannende Inhalte. Auch mit einem kleinen Budget und einem durchdachten Konzept können Sie Ihre Zielgruppe im Internet erreichen.

Weitere Tipps und Informationen rund um virtuelle Events finden Sie auf dem XING Events Blog unter 
xing-events.com.

Die Autorin: Bettina Knauer

Ihre ersten Schritte in der Kommunikation machte Bettina Knauer vor rund sieben Jahren - damals als Studentin der Politik und Soziologie. Marketing und Corporate Communications ließen sie nicht mehr los und führten sie zunächst für den Master nach Leipzig, bevor sie beruflich in München landete. Seit 2019 verbindet sie ihre Leidenschaft für gute Inhalte, Unternehmenspositionierung und digitale Kanäle bei XING Events, wo sie Content Marketing und PR verantwortet.