#6/ 2020
9/15

Tool-Einsatz in Verlagen: Wolfgang Walz

Neben akademischen Zeitschriften, Fach- und Sachbüchern, der „Für Dummies“ Reihe, verlegen wir bei Wiley-VCH auch eine breite Palette an Fachzeitschriften mit den zugehörigen Onlineportalen für Entscheider in Bereichen wie Chemie/Pharma, Gesundheitswesen, Labor und Physik. Webinare sind dabei seit Langem fester Bestandteil des Portfolios für B2B-Kunden. Hier einige Erfahrungen und Tipps.Planung der Webinare und sponsored Webinare
Die Planung, Vermarktung und Durchführung eines Webinars benötigen vor allem eines: Zeit.
Gesponsorte Webinare sind kostenfrei. Gut, nicht ganz für den Interessenten: Er/Sie bezahlt mit den Kontaktdaten, die an den Sponsor weitergegeben werden. Klare Aussagen (DSGVO-konform) darüber sind bei der Anmeldung zwingend notwendig.

Bewerbung der Webinare
Zur Generierung von Anmeldungen gibt es verschiedenste Möglichkeiten: die Verzahnung von Marketingmaßnahmen (Anzeigen, Banner, etc.) mit Fachartikeln in Print und Online ist eine empfehlenswerte Kombination.
Das wirkungsvollste Instrument zur Gewinnung von Registrierungen ist aber erfahrungsgemäß das Standalone-Mailing, das die konkrete Zielgruppe anspricht. Ohne Nebengeräusche und Ablenkungen.
Zum idealen Zeitpunkt für diese Mailings gibt es unterschiedliche Sichtweisen. Manche gehen von einer Drittelung aus (lang-/mittel-/kurzfristig promotet), andere schwören auf: „Das reicht einen Tag vorher.“

Registrierungsprozess und Referenteneinladung
Die Registrierungsseite sollte übersichtlich gestaltet sein, möglichst wenige Pflichtangaben erfordern und als Ergebnis ein Bestätigungs-E-Mail generieren, mit der man das Ereignis einfach dem eigenen Kalender hinzufügen kann.
Einladungen an Referenten und Moderatoren zu dem Event sollte man nicht einfach mit einer E-Mail unter Mitteilung der Zugangsdaten senden, sondern via Termineinladung, damit diese Zugangsdaten auch direkt im Kalender der Referenten landen.

Backend und Ablauf
Das Webinar-Backend immer im Voraus testen, nicht erst, wenn der Kunde / externe Referent mit dabei ist. Lieber einmal mehr testen als weniger.
Ein Mobiltelefon in Reserve dabeihaben, falls das Netzwerk mal ausfällt. So kann man sich (hoffentlich) immer noch in das Backend der Webinarsoftware einwählen.
Webinare sind meist live ausgestrahlte Events. Manchmal kann es aber auch angeraten sein, die Präsentation vorher aufzunehmen und sie als Video-File einzuspielen. Auch erfahrene Vortragsredner scheitern gelegentlich, wenn sie vor einem Bildschirm sitzen und ihre Präsentation halten sollen (Klassiker: „Ich sehe meine Notizen nicht!“).
Sollen neben Powerpoint-Dateien auch Software oder Live-Demos gezeigt werden, funktioniert das über Screensharing: eine Funktionalität, die mit der Webinarsoftware und der technischen Umgebung des Referenten vorher getestet werden sollte, da dies eine beliebte Fehler- und Ärgernisquelle ist.
Umfragen kann man zur Aktivierung der Zuschauer einbauen, auch hier ist es gut vorher zu wissen, wie die Ergebnisse für alle Beteiligten angezeigt werden.
Ob man Referenten und Moderatoren zusätzlich noch als Videobild übertragen will, ist sicher Geschmacksache. Oder abhängig von der Art des Events. Und gelegentlich schlicht eine Frage der zur Verfügung stehenden Bandbreite.
Alle am Webinar Beteiligten sollten sich eine halbe Stunde vor Beginn des Events online zusammenschalten, um technische Hürden auszuräumen („Beim letzten Mal hat mein Headset doch noch funktioniert?!“), Sprechproben zu machen, Abläufe abzustimmen, den Umgang mit eingehenden Fragen zu klären (Wer priorisiert diese?).
Empfehlenswert für die Q&A Session ist immer ein Set vorbereiteter Fragen, mit denen man zur Not starten kann, falls die Zuhörer noch etwas verhalten sind.
Eine Nachbesprechung, neudeutsch Debrief, ist immer sinnvoll, auch um die Stimmungslage aller Beteiligten nach dem Event auszuloten.
Der Sponsor des Webinars bekommt im Nachgang Statistiken. Eigentlich unnötig zu erwähnen: diese sollten ordentlich aussehen, z.B. csv-Importe unter UTF-8 in Excel, sonst bekommt man Probleme mit Sonderzeichen.
Wenn mehr als ein Drittel der Registrierten auch live dabei war kann man das nach meiner Erfahrung als positiv ansehen. Weniger Teilnehmer könnten zum Beispiel an einer (bei internationalen Ausspielungen) ungünstigen „Sendezeit“ liegen. Entweder man spielt für verschieden Zeitzonen mehrfach aus oder man hält die gesamte Aufzeichnung als On-Demand-Version vor und informiert alle Registrierten über deren Verfügbarkeit.
Für alte Hasen sind das sicher Banalitäten, für diejenigen, die erst durch die intensive Home-Office-Erfahrung nun auch mit Webinaren in Berührung gekommen sind, vielleicht eine Aufmunterung: immer die Nerven behalten.


Wolfgang Walz, Projektmanager Commercial Publishing, Wiley-VCH Verlag.