#5/ 2020
11/11

From Bench to Performance

Wollen Unternehmen die Folgen des Fachkräftemangels verhindern, dann lautet der Königsweg, die bestehenden Mitarbeiter in ihrer Weiterentwicklung nach besten Kräften zu unterstützen

10-10-10

Die 10-10-10-Methode ist eine Methode, um Entscheidungen zu treffen. Da Entscheidungen die Basis eines guten Zeitmanagements sind, passt sie hier trotzdem sehr gut hin.

Diese Methode geht zurück auf Suzy Welch (die Frau des berühmt-berüchtigten Managers Jack Welch) und besagt:

Willst du eine Entscheidung treffen, dann stell dir drei Fragen:

  1. Was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung in 10 Minuten?
  2. In 10 Monaten?
  3. In 10 Jahren?

Diese drei Zeitabschnitte helfen Ihnen, Distanz zur Entscheidung zu bekommen, also die Entscheidung auch auf einer Art Meta-Ebene zu betrachten.

Genau das können Sie auch mit Ihren Aufgaben tun – und schon wird aus 10-10-10 eine konkrete Zeitmanagement-Methode.

Planen Sie Ihren Tag, dann nehmen Sie sich Aufgaben vor, die eine große und positive Auswirkung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren haben.

Umgekehrt können Sie sich natürlich gegen eine Aufgabe oder Aktivität entscheiden, weil sie Ihnen vielleicht in 10 Minuten etwas bringt, aber danach die Wirkung verpufft ist.

High Value Activities

High Value Activities sind Aufgaben mit sehr hohem Wert. „Wert“ im Sinne von Wirkung, aber durchaus auch „Wert“ im Sinne von Euro. Schließlich ist es ja nicht unanständig, mit seinem Business Geld verdienen zu wollen.

Um herauszufinden, welches die High Value Activities in Ihrem Business sind, können Sie sich eine Pyramide vorstellen.


  • Auf der untersten Ebene sind Aufgaben, die absolut keinen Wert haben oder bringen. Leider ist das auch die breiteste Ebene. Es gibt unendlich viele Aktivitäten, die nichts bringen. Zeitfresser, Fluchtaktivitäten und solche Dinge.
    Beispiele? Zappen beim Fernsehen. Oder ziellos im Internet surfen.
  • Dann gibt es Aktivitäten, die haben oder bringen einen sehr geringen Wert. Die bringen Ihnen nicht viel, sie generieren auch kaum Umsatz. Diese bilden die nächste Ebene, die schon ein wenig schmaler ist.
    Das sind auch häufig Zeitfresser. Viele E-Mails gehören dazu. Oder vielleicht Sie haben Ihre ganzen Steuergeschichten ausgelagert. Die müssen zwar sein, aber schaffen keinen oder nur einen geringen Wert in deinem Business.
  • Ab der nächsten Ebene wird es dann interessant. Hier sind nämlich die Aktivitäten, die einen hohen Wert haben oder bringen, zumindest kurz- bis mittelfristig. Diese Ebene ist wiederum ein wenig schmaler.
    Wenn ich beispielsweise eine Marketing-Aktion lanciere und dadurch meinen Umsatz hochfahren kann, dann hat das sicher einen hohen Wert für mich und mein Business. Oder wenn ich mich mit Kollegen und Geschäftspartnern vernetze, dann hat das kurz- bis mittelfristig einen hohen Wert für mich. Oder wenn ich gute Pausen mache.
  • Dann gibt es noch die Spitze der Pyramide, die sehr schmal ist. Das sind die wenigen Aktivitäten, die langfristig einen hohen bis sehr hohen Wert haben oder bringen. Genau das sind dann die sog. High Value Activities, die dich und/oder dein Business langfristig vorwärtsbringen.
    Ein Beispiel: Das Erstellen einen neues Produktes oder das Schreiben eines Buches. Beides mag Ihnen kurzfristig nicht so viel Wert bringen, doch mittel- bis langfristig sind solche Dinge Gold wert. 

Mit dieser Pyramide haben Sie einen Maßstab für Ihr Handeln, nämlich: Wie hoch ist der Wert, den eine Tätigkeit meinem Business bringt?

Die Erfahrung zeigt uns leider, dass die Aufgaben der untersten beiden Ebenen einfach so kommen. Wie ungebetene Gäste. Die sind einfach plötzlich da und wir reagieren darauf.

Um auf die beiden oberen Ebenen zu kommen, müssen wir aktiv, proaktiv werden. Tätigkeiten mit hohem Wert sind nicht einfach plötzlich da, sondern Sie müssen sie sich schaffen, Sie müssen sich für sie entscheiden, Sie müssen sich aktiv und bewusst überlegen, was das in Ihrem Fall ist.

Das Konzept der High Value Activities hilft Ihnen, Ihre Arbeit und Ihre Aufgaben zu beurteilen. Wenn man so will, ist das hier auch weniger eine Zeitmanagement-Methode, sondern viel mehr eine Methode auf der Meta-Ebene. Das macht aber nichts, da uns solche Methoden helfen können, das größere Ganze wieder zu sehen und nicht in der Alltagshektik unterzugehen.

Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix nutzt die Pyramide ein eindeutiges Kriterium für die Beurteilung. Sie könnten sogar neben die Ebenen einen (fiktiven) Euro-Wert setzen (z. B. 1 EUR, 10 EUR, 1.000 EUR und 10.000 EUR), um das Konzept noch greifbarer zu machen.

Das Konzept eignet sich, um Prioritäten zu setzen und damit zu entscheiden, was in Ihrem Business wirklich wichtig ist.

25.000 Dollar-Methode

Diese Methode geht auf eine Geschichte zurück, die sich zwischen dem Unternehmer Charles Schwab und dem Berater Ivy Lee abgespielt haben soll.

Sie gehört zu den klassischen und simplen Zeitmanagement-Methoden. Lee bot Schwab nämlich an, ihm zu zeigen, wie er seine Zeit besser managen kann. Dafür wollte er genau das Honorar, das Schwab angemessen schien.

Um es kurz zu machen: Der eine Tipp von Lee war Schwab 25.000 Dollar wert – ein Vermögen zu der Zeit, als sich die Geschichte abgespielt haben soll (zu Beginn des 20. Jahrhunderts).

Eigentlich ist diese Geschichte spannender als die Zeitmanagement-Methode an sich. Denn die Methode besagt lediglich dies: 

  1. Schreiben Sie all Ihre Aufgaben für den kommenden Tag auf.
  2. Sortieren Sie sie nach Priorität.
  3. Beginnen Sie dann am nächsten Tag sofort mit der wichtigsten Aufgabe.
  4. Ist sie erledigt, überprüfen Sie Ihre Prioritäten. Vielleicht sind neue Aufgaben hinzugekommen oder die Reihenfolge hat sich geändert.
  5. Machen Sie dann mit der neuen wichtigsten Aufgabe weiter.
  6. Wiederholen Sie den Prozess, bis die Liste abgearbeitet oder Feierabend ist.

Vielleicht schaffen Sie nicht die ganze Liste, doch Sie haben sich den ganzen Tag mit der jeweils wichtigsten Aufgabe beschäftigt. Das ist alles.

Die Jerry-Seinfeld-Methode

Jerry Seinfeld ist ein berühmter Comedian in den USA. Er sagt, dass er jeden Tag einen Witz schreibe. Mit einer sehr einfachen und visuellen Methode sorgt er dafür, dass er das auch tatsächlich tut. Er hat nämlich einen ganz normalen Jahreskalender an der Wand hängen. Schreibt er einen Witz, kreuzt er den Tag ab. Mit der Zeit entsteht so eine Kette an Kreuzen.

Der Trick dabei: Hat er keine Lust, einen Witz zu schreiben, schaut er sich die Kette an und fragt sich, ob er jetzt wirklich seine Kette aus Kreuzen unterbrechen will. 

Je länger die Kette schon ist, desto eher springt er über seinen Schatten und schreibt einen Witz, selbst wenn er eigentlich gar nicht mag.

Viele Apps für Ihr Smartphone nehmen diese Idee übrigens auf, allerdings ist die Wirkung stärker, wenn Sie Ihre Kette immer vor sich an der Wand sehen.

Diese Methode funktioniert bei allem, was wir regelmäßig tun wollen oder sollten. Sei es Sport, genug trinken, ein Buch schreiben oder täglich den Posteingang leeren. Sie sorgt für einen zusätzlichen Schub an Motivation, wenn wir eigentlich keine Lust dazu haben.

Die Jerry-Seinfeld-Methode ist vielleicht keine Zeitmanagement-Methode im eigentlichen Sinn, aber trotzdem eine hilfreiche und sehr visuelle Methode.

Die Not-to-do-Liste

In jedem Zeitmanagement-Training geht es ja auch um die To-do-Liste. Sich für etwas zu entscheiden heißt, sich gegen viele andere Dinge zu entscheiden. Die Not-to-do-Liste beginnt quasi auf der anderen Seite, nämlich bei den Dingen und Aufgaben, die Sie nicht (mehr) tun möchten. Erfolgreiche und hochproduktive Menschen entscheiden sich häufig nicht nur für die Dinge, die sie wollen, sondern genauso bewusst auch gegen viele Dinge, die sie nicht mehr wollen. Sie analysieren, was sie können, wo ihre Stärken liegen und was sie lieber bleiben lassen. 

Praktisch immer haben sie eine klare Vorstellung, wohin sie wollen und welche Ziele sie erreichen möchten. Alles, was sie daran hindern könnte, wird dann bewusst gestrichen und vermieden. Das betrifft nicht nur Aufgaben, sondern häufig auch Gewohnheiten, die uns von den Zielen ablenken.

Genau diese gehören auf die Not-to-do-Liste. Schreiben Sie sich mal auf, was Sie ab sofort nicht mehr tun wollen.

Häufig sind das natürlich schlechte Gewohnheiten, doch eine Not-to-do-Liste kann Ihnen auch helfen zu erkennen, was Sie delegieren oder outsourcen möchten oder könnten.

Die Not-to-do-Liste hilft, Klarheit bei der Arbeit zu finden und bewusst einige Dinge nicht mehr zu tun. Sie wirkt auf einer allgemeinen Ebene und besonders gegen schlechte Gewohnheiten.

Getting Things Done (GTD)

Keine Auflistung bekannter Zeitmanagement-Methoden ohne Getting Things Done (GTD). GTD von David Allen ist eine der ausgereiftesten und durchdachtesten Methoden, die es gibt. Gleichzeitig ist sie nicht besonders leicht zu vermitteln, denn eigentlich muss man schon das ganze System kennen, um die einzelnen Schritte verstehen zu können.

GTD ist eine Methode in fünf Schritten, die alle streng voneinander geteilt sind:

  1. Erfassen: Hier geht es darum, alles Unerledigte aus dem Kopf zu bringen und zu erfassen.
  2. Durcharbeiten: In einem davon getrennten Schritt arbeiten Sie dann die gesammelten unerledigten Dinge nach einem fest definierten Prozess ab. Durcharbeiten heißt dabei nicht unbedingt erledigen, sondern eher an die richtige Stelle einsortieren.
  3. Organisieren: Alle unerledigten Dinge werden dann schön organisiert in Aufgabenlisten mit diversen Kategorien. GTD spricht hier von Kontexten, d. h. in welchem Kontext muss ich mich befinden, um eine Aufgabe erledigen zu können. Auf den Aufgabenlisten stehen auch nicht Aufgaben im herkömmlichen Sinn, sondern immer der nächste notwendige Handlungsschritt (also nicht „Steuererklärung ausfüllen“, sondern „Belege zusammensuchen“, „Steuerformular herunterladen“ usw.).
  4. Durchsicht und Pflege: Baut man ein so umfangreiches System wie GTD auf, braucht es eine regelmäßige Durchsicht, damit das System schön sauber läuft. Dafür sorgt der Wochenrückblick.
  5. Erledigen: GTD plant nicht, sondern entscheidet spontan, um was man sich jetzt kümmern sollte. Dafür gibt es vier Kriterien, mit denen man im Ausschlussverfahren genau auf die optimale Aufgabe für jetzt kommt. Die Kriterien sind (in dieser Reihenfolge!): Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie, Wichtigkeit.

Der Versuch, GTD auf wenigen Zeilen zu umschreiben, wird der Methode sicherlich nicht gerecht und ist sogar ein wenig waghalsig. GTD ist eine aufwendige, sehr strukturierte Zeitmanagement-Methode, die jedoch garantieren kann, dass man nichts vergisst, wenn man sich streng an die fünf Schritte und die Prozesse hält.

Fazit 

Zeitmanagement-Methoden gibt es wie Sand am Meer – und es kommen immer neue dazu. Gleichzeitig gilt auch: Ein gutes Zeitmanagement findet im Kopf statt. Wenn es hier nicht stimmt, hilft keine Methode und keine App. Trotzdem muss der Hut (die Zeitmanagement-Methode) zum Kopf (richtige Einstellung/ Vorlieben/ Glaubenssätze) passen. Es ist also ratsam, die Zeitmanagement-Methode für sich zu wählen, die für einen passt.

 

 

Ivan Blatter arbeitet als Produktivitätscoach. Er hilft seinen Kunden, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Zudem unterstützt er Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen, ohne dass die Mitarbeiter ausbrennen. Auf ivanblatter.com betreibt er einen der größten Blogs und Podcasts über Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Arbeitstechniken sowie Team-Produktivität im deutschsprachigen Raum. Er ist verheiratet und lebt in Basel.