#3/ 2020
8/13

Professionalisieren Sie Ihr Management-Reporting

Ein Leitfaden zu effizienten Unternehmensentscheidungen und Kontrolle durch Transparenz

Während der Mitarbeiter am Monatsende jammert, dass er ja noch die Zahlen für die Chefin zusammenstellen muss, graut jener schon davor, sich durch die Tabellen zu quälen. Leider enthalten die dann auch nicht wirklich die Infos, die für die aktuelle Projektsteuerung interessant wären. Die akut benötigten Daten muss sie sich noch mühsam zusammensuchen, in der Form ein zeitraubender und fehleranfälliger Vorgang – und am Ende werden die Entscheidungen doch aus dem Bauch heraus getroffen.

Eine Bauchentscheidung muss grundsätzlich nicht schlecht sein, aber: Auch die berühmte Intuition beruht nach aktuellem Forschungsstand nicht auf Magie, sondern auf Informationen, die zuvor schon gesammelt wurden. Nur die interne „Datenverarbeitung“ ist eine andere als bei logisch-analytisch getroffenen Entscheidungen. Regelmäßige, valide Information schult demnach auch die unternehmerische Intuition. Falls Sie Ihr Unternehmen also in obigem Szenario auch nur ansatzweise wiederfinden, dann ist es an der Zeit, Ihr Managementreporting zu optimieren.

Schon seit der Mitte des letzten Jahrhunderts praktiziert man dabei nicht mehr nur eine Betrachtung der Kosten, sondern verschiedener Sorten relevanter Informationen, darunter auch sogenannte Non-Financials, die Managemententscheidungen sinnvoll unterstützen können. Thematisch werden neben den Finanzen auch Bereiche wie Social-Media, Performance, Technik, Web-Analyse, SEO, Inbound Marketing oder die allgemeine Branchenentwicklung betrachtet.

Ein professionelles Reporting auf der Höhe der Zeit wird zudem weitgehend automatisch erstellt und bindet damit langfristig weniger Manpower. Mithilfe seiner attraktiven Gestaltung in einem Mix aus Graphen, Tabellen und Kommentaren stellt es die Kernaussagen eindeutig und schnell verständlich heraus. Womöglich erhält der Empfänger ein individuelles Dashboard, auf dem er die Kennzahlen dynamisch zueinander in Beziehung setzen kann. Gute Tools machen all das möglich, nicht nur, aber auch für KMU. Kompliziert ist das nicht, eher im Gegenteil.

Ihre Managementreports sollten dem komplexen Informationsbedarf in Ihrem Unternehmen entgegenkommen, bei der Steuerung der anstehenden Projekte sachgerechte Entscheidungen fördern und Ihnen die Kontrolle erleichtern. Außerdem dienen die Berichte, indem sie Vorgänge und Entwicklungen im Zeitverlauf fixieren, der Dokumentation. Auf diese Weise ermöglichen sie zum Beispiel, im Nachhinein etwaige Fehlentwicklungen konstruktiv zu analysieren oder Muster zu erkennen, die zukünftige Marktentwicklungen antizipieren und damit einen Wettbewerbsvorteil ausmachen. Unabhängig davon, ob Sie nun Ihr historisch gewachsenes Managementreporting einer Überprüfung unterziehen, ob Sie es vielleicht auf Ihre aktuelle Strategie ausrichten oder aber ganz neu damit beginnen wollen – die folgenden vier Schritte können Ihnen als Fahrplan dienen:

Schritt 1: Evaluation – Tabellenersteller oder Besserberichter?

Halten Sie doch einmal für sich fest, welche Informationen Sie bisher auf welchem Wege bekommen. Ob regelmäßig, auf Nachfrage und in welcher Frequenz. Sind die Häufigkeiten sinnvoll, so wie sie sind? Vielleicht fallen Ihnen auch Daten ein, die Sie zwar immer noch beziehen, die Ihnen aber gar nicht mehr nutzen. Und welche Informationen fehlen Ihnen im Gegenteil manchmal – was könnte Ihnen für die aktuelle Projektsteuerung noch helfen? Überlegen Sie auch, welche Daten Sie bekommen, aber nie so richtig zu deuten wissen. Vielleicht fehlt Ihnen hier eine Referenzgröße? Wird Ihnen nur die Performance der eigenen Firma berichtet, oder bekommen Sie auch regelmäßig Daten über die Branche und die Konkurrenz? Erhalten Sie nur Zahlen oder auch Non-Financials, die helfen, die Zahlen richtig zu deuten? Wie übersichtlich finden Sie die Informationen, die Sie bekommen? Wie lange brauchen Sie, um darin zu finden, was Sie suchen?

Über allem steht die Frage: Passen die bisher bezogenen Informationen zu Ihren strategischen Zielen? Und leistet Ihr Managementreporting insgesamt, was es sollte: die Entscheidungsqualität verbessern, Kontrolle erleichtern sowie eine sinnvolle Dokumentation der Unternehmensentwicklung? 

Fragen Sie aber auch einmal Ihre Mitarbeiter, wie sie die Berichte erstellen, wie lange sie dafür brauchen, welche Ressourcen dafür beansprucht werden. Nur Informationen mit einem gerechtfertigten Beschaffungspreis sind es nämlich wert, berichtet zu werden. Auch an dieser Stelle offenbart sich häufig Optimierungsbedarf! 

Anhand solcher Überlegungen bekommen Sie schon einen guten Überblick, ob und wo sich ein Relaunch oder Neubeginn lohnt.

Schritt 2: Vorbereitung – Wunschkonzept, nicht Wunschkonzert!

Lösen Sie sich zunächst vom Status quo, erlauben Sie es sich, ganz neu zu denken – und zwar jeder Managementbereich für sich und ausgehend von den strategischen Kernzielen, den aktuellen sowie den langfristigen. Brechen Sie diese dann herunter auf einzelne Kennzahlen (PI), Schlüsselkennzahlen (KPI) und auch nicht-finanzielle Entwicklungs- und Bezugsgrößen. Damit haben Sie dann die Ihre Datenselektion für den Managementreport. Bestimmen Sie, welche Kennzahlen Sie in regelmäßigen Abständen als Standardbericht, welche erst auf Anforderung als Bedarfsbericht beziehen wollen und welche Schwellenwerte einen automatisierten Abweichungsbericht triggern sollten.

Grundsätzlich gilt in Bezug auf die standardmäßig bezogene Informationsmenge: Je höher der Berichtsempfänger in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, desto weniger KPIs sollte er empfangen, desto seltener sollte er sie betrachten müssen. So könnten z. B. aus dem Bereich Web-Analyse bzw. Web-Controlling für den Geschäftsführer Cost per Lead, Cost per Micro (Conversion), die Kosten-Umsatz-Relation (KUR), die Zielerreichung und der Wettbewerbsindex in einem monatlichen Bezug von Interesse sein, während aber die Suchmaschinen-Optimiererin täglich Sichtbarkeitsindex, Domainpopularität, Klickrate, Bouncerate, Verweildauer, Anzahl Markensuche, Rankings und Rankingeffizienz kontrolliert. 

Achten Sie auf eine gute Balance zwischen vergangenheitsbezogenen und in die Zukunft gerichteten Daten sowie zwischen Effektivität und Effizienz. Effektiv ist, was seinen strategischen Zweck erfüllt – besser entscheiden, steuern, kontrollieren, dokumentieren! Effizient ist, was dabei die Ressourcen im Blick hat – die Ressourcen aller Akteure und den etwaigen monetären Aufwand z. B. für Marktdaten von Branchendiensten. Dieser Zielkonflikt zwischen Effizienz und Effektivität ist im Managementreporting einer, der immer wieder auftauchen wird, so auch beim Austarieren zwischen dem Grad individuellen Zuschnittes auf einzelne Berichtsempfänger und wiederum dem dafür benötigten Ressourceneinsatz. Mittel- und langfristig stark effizienzerhöhend wirkt sich in jedem Fall eine Automatisierung der Managementreports aus. Vermeiden Sie Insellösungen und setzen Sie auf ein integriertes System, das Berichtsströme über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg harmonisiert, damit Synergien hebt und die Rezeption durch eine konsistente Nutzererfahrung erleichtert. Wenn nötig, können Sie für die Auswahl eines geeigneten Tools auch externe Beratung in Anspruch nehmen.

Eine populäre Methode für das Prototyping Ihres neuen Managementreportings ist die Erstellung eines Wunschkonzepts. Dabei sollten alle Beteiligten involviert werden: Berichtsempfänger, Ersteller, Datenquellen und Wächter, also derjenige, der als letzte Instanz die Datenqualität im Blick hat. 

Welches Format wünschen Sie sich – ein PDF oder eine URL, die zu dem Bericht führt? Auf welchen Devices soll der Bericht rezipiert werden – PC, Tablet, Smartphone? Möchte der Empfänger interaktiv verschiedene Parameter zueinander in Beziehung setzen können, oder ist das nicht gewünscht? All diese Fragen sind auch wichtig für die Auswahl des optimalen Tools. Mehr dazu lesen Sie im unten verlinkten Whitepaper.

Bestimmen Sie nun, wie der Managementreport wunschgemäß strukturiert sein soll, um Ihre Fragen möglichst schnell zu beantworten. Überlegen Sie, welche Visualisierungen für welchen Datentyp am besten sind (Zeitreihen, Balken-, Kreis- oder Flächendiagrammen, Landkarten, Kurzübersichten?) und wo wer ggf. Kommentare hinzufügen können sollte. Entwerfen Sie ein übersichtliches Layout, das der CI des Unternehmens entspricht. Ob Sie das Ergebnis erst mal auf einer Papierskizze oder gleich in einem interaktiven Mock-up festhalten, wird dabei von Ihren individuellen Vorlieben und Möglichkeiten bestimmt. Planen Sie sodann einen Reportingprozess mit allen Verantwortlichkeiten und Ausgabezeitpunkten, der jedoch flexibel genug ist, um sich an veränderte Rahmenbedingungen anpassen zu können. 

Schritt 3: Launch – raus damit!

Und zwar bald. So kurz, so gut. Es muss nicht alles perfekt sein. Das ist im Reporting aufgrund der unauflösbaren Zielkonflikte und angesichts der Komplexität der Datenströme ohnehin unmöglich. Je früher Sie die neuen Berichte nutzen und durch Ihre Nutzererfahrungen weiter optimieren können, desto besser. 

Schritt 4: Optimierung ohne Ende…

Das Management darf es als seine nobelste Aufgabe betrachten, die Reports – schließlich zentraler Faktor ihrer Entscheidungsqualität – stetig zu hinterfragen und damit weiter zu verbessern und aktuell zu halten. Da reicht oft schon eine kurze Notiz an den Berichtsersteller. Stellschrauben, an denen nachträglich oft noch gedreht wird, sind zum Beispiel 

  • Datenqualität
  • Darstellung
  • Timing

Prüfen Sie dann wiederum die Eignung der angedachten Verbesserungen. Ein funktionales Managementreporting bleibt ein steter Kreislauf vom Benennen eines Mangels über die Planung der Behebung und deren Umsetzung bis zur Kontrolle. Indem es irgendwann hauptsächlich nur noch um Aktualisierungen geht, fordert dieser Prozess jedoch bei einem zeitgemäßen automatisierten Reporting immer wenig Ressourcen. Viel Erfolg!
 

Sascha Albrink ist Geschäftsführer der Inbound-Marketing-Agentur Sixclicks. Er l(i)ebt digitales Marketing. Bereits 2002 konnte er sich einen Lebenstraum erfüllen – seine eigene Agentur. Bis heute ist er auf der Suche nach dem nächsten Best-Practice im Inbound-Marketing. Seine Leidenschaft gehört allerdings der Suchmaschinenoptimierung

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