#2/ 2021
11/15

Personalabteilungen werden von Verwaltern zu Gestaltern

Personalabteilungen müssen die Implementierung digitaler Prozesse im Unternehmen begleiten und dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden unterwegs nicht verloren gehen

Die Digitalisierung von Prozessen und Kommunikation, die Gestaltung von Remote Work, die Vor- und Nachteile von Homeoffice – die Pandemie und deren Folgen haben deutlich an den Tag gebracht, welche Herausforderungen auch in der Personalarbeit aktuell, aber auch in Zukunft anstehen. Die Personalverantwortlichen werden auch nach der Pandemie gefragt sein, um die sich ergebenden Möglichkeiten und Grenzen zu erkennen und die Führungskräfte in den daraus entstehenden Aufgaben zu unterstützen. Wie das gehen kann, erzählen hier Stephanie Mende und Luis Wollitzer (Die HR-Macher) im Interview. 

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Werden durch die Pandemie-Folgen, also Zwangsdigitalisierung und Remote Work bis Homeoffice, jetzt Probleme sichtbar, die es tatsächlich schon lange gab? 

Die HR-Macher: Wir würden es anders formulieren: Verantwortliche wurden gezwungen, ihre Komfortzone zu verlassen und schnell Entscheidungen zu treffen, die vor der Pandemie keine Priorität hatten. Die Digitalisierung von Prozessen und der Einsatz digitaler Kommunikationsmittel ist in vielen Unternehmen schon längst überfällig. Da es auf den ersten Blick aber komfortabler ist, alles so zu machen, wie man es in der Vergangenheit immer gemacht hat, gab es bisher keinen akuten Handlungsbedarf. Das ist nun anders. Von der Mitarbeitergewinnung bis zum Offboarding merkt man deutlich, wo es hakt. Gleichzeitig werden Unternehmen nun zur digitalen Kommunikation „gezwungen“, was für viele im letzten Jahr – zu Beginn der Pandemie – auch noch komplettes Neuland war. Wir erleben täglich, wie wenig dieses Format in den Köpfen der Menschen angekommen ist. Dabei hat aktuell jeder im Unternehmen – vom Mitarbeiter bis zum Entscheidungsträger – die Chance, Kommunikationsprozesse aktiv mitzugestalten. Denn auch im Homeoffice gibt es Verhaltensregeln, die über „keine Jogginghose“ und „wer nicht spricht, bitte stummschalten“ hinausgehen. Das dahinterliegende Problem ist der Widerstand gegen die modernen Kommunikationsmittel, der teils auch aufgrund des fehlenden Vertrauens entstanden ist.  Jetzt befinden wir uns mitten im Veränderungsprozess und wir sehen, dass viele Unternehmen noch riesige Schritte machen müssen, die an der ein oder anderen Stelle ein wenig Starthilfe erforderlich machen. 

Sie sagen, die Personalabteilungen gewinnen in der Krise an Sichtbarkeit und spielen eine neue und wichtige Rolle. Was bringt Sie zu dieser Einschätzung? 

Die HR-Macher: Durch die Herausforderungen, die es nun in vielen Unternehmen zu bewältigen gilt, werden Mitarbeitende der Personalabteilungen von Verwaltern zu Gestaltern. Das heißt konkret, dass es bei Weitem nicht mehr ausreicht, nur die administrativen Aufgaben zu erledigen. Nun geht es darum, die Implementierung digitaler Prozesse im Unternehmen zu begleiten und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeitenden unterwegs nicht verloren gehen. Denn wie in jedem Veränderungsprozess gibt es Menschen, die völlig zurecht zunächst Angst haben und sich deshalb dagegen sträuben. Hier muss Hilfestellung angeboten und Überzeugungsarbeit geleistet werden. Personalabteilungen sind als Schnittstelle zwischen Management und Mitarbeitenden für diese Aufgabe prädestiniert. Außerdem sind sie wichtige Sparringspartner von Führungskräften, die bei der Entwicklung neuer Prozesse, wie z. B. digitale Kommunikationsstruktur, Teambuilding etc. auf die Unterstützung der HR-Abteilung angewiesen sind und diese sehr gerne in Anspruch nehmen. Darüber hinaus müssen auch neue Pläne für ein gutes und effizientes Arbeiten entwickelt werden. Stichworte hierfür sind: Onboarding, Homeoffice, Kurzarbeit, Offboarding etc. 

Inwiefern verändert die Digitalisierung die Arbeit von Personalabteilungen?

Die HR-Macher: Die Digitalisierung ist ein Hilfsmittel, um Prozesse effizienter und zeitsparender zu gestalten. Das beginnt schon beim Recruitingprozess und geht bis zur digitalen Personalakte, in die Mitarbeitende Änderungen ihrer Stammdaten selbst einpflegen können. Das kann zu einer enormen Zeitersparnis für Personalabteilungen führen. Durch solche Automatisierungen ergeben sich neue Zeitfenster, die zur Organisationsentwicklung oder Betreuung der Führungskräfte genutzt werden können. Kurz gesagt: Die Personaler haben mehr Zeit für ihre wichtigen Aufgaben. Gleichzeitig verlangt die Digitalisierung den Personalabteilungen auch einiges ab. Die Prozesse müssen so aufgesetzt werden, dass sie alle Eventualitäten berücksichtigen und die HR-Mitarbeitenden den digitalen Systemen vertrauen können. Oftmals sehen wir noch, dass die vermeintliche Digitalisierung dazu führt, dass Prozesse nun doppelt, also analog und digital, oder halb-digital gelebt werden, was im Endeffekt zu einer Vervielfachung der Arbeit führt. Personalabteilungen haben hier viel vor sich, und wir sehen ein großes Optimierungspotenzial, das bei Weitem noch nicht ausgeschöpft ist.

Zuerst war der Arbeitsplatz klar geregelt, nämlich im Unternehmen. Jetzt sollen so viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wie möglich aus dem Homeoffice heraus arbeiten. Aus der positiven Sicht vieler – keine langen Wege zur Arbeit, freiere Einteilung der Arbeit – wird langsam eine eher kritische Einschätzung. Irgendwo zwischen Kinderbetreuung, Arbeiten im Wohnzimmer und endloser Videocalls kommt Frust auf. Wie ist Ihre Einschätzung dazu?

Die HR-Macher: Homeoffice will gelernt sein. Verbringen wir 100 Prozent unserer Arbeitszeit im Büro, sehnen wir uns nach dem Homeoffice. Sitzen wir 100 Prozent unserer Zeit im Homeoffice, sehnen wir uns plötzlich nach dem Büro. Wir müssen in Zukunft eine Balance finden, die unsere Arbeitsweise ergebnisorientiert fördert. Hierbei liegt der Fokus auf individuellen Lösungen und dem Schaffen von Freiräumen und Möglichkeiten sowie dem Setzen von Grenzen durch den Arbeitgeber. Während der jetzigen „Zwangszeit“ im Homeoffice müssen wir unseren Beschäftigten Möglichkeiten zur Selbstfürsorge geben. Denn auch Remote-Management will gelernt sein und bringt oft spannende Aufgaben mit sich, die viele Führungskräfte bisher noch nicht kannten. Wir denken, dass die Zukunft mehr und mehr durch mobiles Arbeiten geprägt sein wird. Denn in den letzten Monaten wurde ja bereits sichtbar, dass sich viele Aufgaben sehr gut remote erledigen lassen. Und wenn die dauerhafte Büropräsenz keinen echten Mehrwert bietet, wieso sollte man diese dann forcieren? Studien haben ergeben, dass es dem persönlichen Wohlbefinden und der Performance der Mitarbeitenden dienlich ist, wenn sie ca. ein Drittel ihrer Arbeitszeit frei – also am mobilen Arbeitsplatz – gestalten können. 

Irgendwann ist die Pandemie vorbei - so jedenfalls die Hoffnung. Wie wird sich gerade die digitale Personalarbeit entwickeln. Alles zurück auf Los?

Die HR-Macher: Die Personalverantwortlichen werden auch nach der Pandemie gefragt sein, um die bereits erwähnten Möglichkeiten und Grenzen auszuloten, zu evaluieren, anzupassen und die Führungskräfte in den daraus entstehenden Aufgaben zu unterstützen. Die digitale Kommunikation wird uns weiterhin erhalten bleiben. Es ist an der Zeit, dass die Digitalisierung von Prozessen Einzug in die Unternehmen erhält, damit diese international wettbewerbsfähig bleiben können. Das ist unserer Meinung nach ein entscheidender Überlebensfaktor für die Zukunft. Personaler sollten diese Herausforderung nicht unterschätzen und sich frühzeitig damit auseinandersetzen. Ein erster Schritt wird hier die Dokumentation von Prozessen sein. Denn nur wenn alle Prozesse im Unternehmen bekannt sind, können diese nach und nach digitalisiert werden. Sicher wird das eine oder andere Unternehmen zurück auf Los gehen. Es sollte sich dann aber die Frage stellen, wohin die Reise in Zukunft gehen soll. Sonst läuft es Gefahr, dass die Reise endet, bevor sie überhaupt begonnen hat. 


Die AutorInnen

Stephanie Mende ist Kommunikationsexpertin und arbeitet als Coach, Beraterin und Seminarleiterin mit den Schwerpunktthemen Recruiting, Personalentwicklung und Teambuilding. Als geschäftsführende Gesellschafterin eines Verlags war sie viele Jahre lang für Mitarbeitergewinnung und -entwicklung sowie Personalführung verantwortlich. 


Luis Wollitzer ist als HR-Profi mit allen Themen rund um das Personalmanagement bestens vertraut. Durch seine langjährige HR-Erfahrung kennt er das Spannungsfeld zwischen Unternehmensinteressen und den Interessen der Mitarbeiter*innen aus allen Perspektiven. Als Karrierecoach unterstützt er Menschen dabei, ihre Potenziale zu entdecken und im Bewerbungsprozess erfolgreich einzusetzen.

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