„Wenn alle allein herumschrauben, hat das fatale Folgen“

Martina Bruder, die weitere Gewinnerin des digital publishing awards, sagt, die Verlage täten sich weiterhin schwer in der digitalen Transformation. Was muss sich ändern? 

Unternehmen spüren schmerzlich, dass die fetten Jahre vorbei sind, einige sogar besonders hart, weil die COVID-19-Pandemie ihnen eine Sonderkonjunktur beschert hat. Jetzt müssen sie umso schneller und umso entschlossener einen grundlegenden Kurswechsel vollziehen. Dabei müssen sie aber noch viel weiter vorne ansetzen, nämlich bei der Strategiearbeit. Im Grunde müssen sich Verlage komplett neu erfinden, um weiterzubestehen. Wen wundert es, dass sich viele Verlage mit dieser Herkulesaufgabe schwertun? Vor allem, wenn sie noch dazu im Tagesgeschäft versinken und die Mitarbeiter*innen sowieso schon komplett am Anschlag sind.

Sie erhalten den award primär wegen  Ihrer Führungsrolle und Ihres Engagements in der Taskforce IT-Standards. Was ist das für ein Gremium? Welches Ziel verfolgt es?

In der Taskforce arbeiten etwa 50 Expert:innen aus Verlagen, Software- und Beratungsunternehmen ehrenamtlich unter dem Dach des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels zusammen. Wir machen im Prinzip genau dasselbe, was auch jeder Verlag tun sollte, wenn er ein Softwareprojekt durchführt:

• Wir modellieren optimierte Soll-Prozesse, die effizientes Arbeiten – frei von „historisch Gewachsenem“ – ermöglichen.
• Wir erheben Anforderungen an die Software, die die Prozesse unterstützen, in Form von User Stories, und formulieren Akzeptanzkriterien, die von der Softwarelösung erfüllt werden müssen.
• Außerdem haben wir eine exemplarische Systemlandschaft skizziert und evaluieren gerade für unterschiedliche Produktgattungen passende Datenstandards, mit denen sich eine Content-First-Strategie umsetzen lässt.

Das Ganze ist als modularer Baukasten aufgebaut, sodass das Material auf die individuellen Bedürfnisse angepasst schnell implementiert werden kann.

Warum sind standardisierte Lösungen für verschiedene Verlagstypen und Geschäftsbereiche wichtig in der digitalen Transformation? 

Weil den meisten Unternehmen schlicht die Zeit, das Geld und das Know-how fehlt, um für sich eine individuelle Lösung zu entwickeln. Die wirtschaftliche Situation vieler Verlage spitzt sich dramatisch zu. Wer jetzt nicht seine Effizienz entschlossen durch radikale Prozessoptimierung steigert, wird die Frankfurter Buchmesse 2025 vielleicht schon nicht mehr erleben.

Angesichts dessen ist es vollkommen verfehlt, wenn Verlage versuchen, diese Herausforderung auf eigene Faust zu meistern. Wir müssen State-of-the-Art-Technologie schneller und günstiger einführen als bisher. Bei Edupartner haben wir zum Beispiel die Produktionsprozesse der Taskforce genommen und in Xpublisher eine XML-First-Lösung eingerichtet, die sich innerhalb von wenigen Wochen in einem Verlag in Betrieb nehmen lässt, zu einem Bruchteil der Kosten, die in der Vergangenheit dafür angefallen wären.

Durch Ihre Arbeit im Gremium haben Sie Einblick in die Systemlandschaft vieler Verlage. Wo hapert es da am meisten? 

Die Anschaffung neuer Software alleine löst keine Probleme. Im Gegenteil, dadurch wird vieles nur noch schlimmer – nämlich dann, wenn die Strategie und das Geschäftsmodell nicht klar definiert sind. Es kommen dann interne Abläufe hinzu, die nicht angetastet werden, weil man damit auch alte Gewohnheiten und etablierte Machtverhältnisse hinterfragen müsste. Lieber wird die Software solange angepasst und verbogen, bis sie die alten Strukturen mehr schlecht als recht abbildet. So wird unfassbar viel Geld verbrannt, und trotzdem bleibt der erhoffte Nutzen aus.

Wie gelingt es, Mitbewerber in einem solchen Gremium dazu zu bewegen, über ihre eigenen Interessen hinauszudenken?

Indem man deutlich macht, dass diese Art der Zusammenarbeit in ihrem eigenen Interesse ist: Kooperation in einem solchen Rahmen stellt keinen Widerspruch zum Wettbewerb im Markt dar. Im Gegenteil: Er gewinnt sogar an Qualität, so wie auch die Lösungen besser werden, indem das gebündelte Erfahrungswissen der ganzen Branche in sie hinein fließen kann.

Es braucht aber klare und transparente Spielregeln, die von allen akzeptiert und befolgt werden. Deswegen haben wir von Anfang an einen Verhaltenskodex aufgestellt.

Am Ende muss aber auch das Momentum stimmen. Die Zeit ist einfach reif für ein neues Kapitel in der digitalen Transformation der Verlagsbranche. Wenn Verlage und Softwareunternehmen weiterhin für sich alleine herumschrauben würden, hätte das für alle Beteiligten fatale Folgen.

Carsten Schwab, Leiter Publishing bei Edupartner, ist Initiator und Sprecher der Taskforce IT-Standards im Börsenverein. Diese stellt grundlegende Empfehlungen für digitale Workflows bereit und entwickelt ein modulares System, das flexible, aber standardisierte Lösungen für verschiedene Verlagstypen und Geschäftsbereiche ermöglicht. Diese Arbeit trägt dazu bei, dass Verlage und Buchhandlungen „Out of the box“ moderne Softwarelösungen einführen können, ohne teure und zeitaufwendige individuelle Vorprojekte und Anpassungen vornehmen zu müssen. Im Gremium beteiligen sich über 40 Branchenmitglieder – darunter Verlagsvertreter, Softwareunternehmen, Berater und Integratoren.