#11/ 2020
15/15

„Digitalisierung, die von innen kommt“ – das Jahr 2020 als Katalysator für die Verbesserung von Prozessen

Ein Gespräch mit Oliver Pux, Aufbau Verlag, Leiter Digital

Der Aufbau Verlag arbeitet seit einigen Jahren mit PONDUS. Wenn Sie die letzten Monate Revue passieren lassen: Inwiefern hat sich der Einsatz einer internetbasierten Verlagssoftware als besonders hilfreich erwiesen?

Die Home-Office-Situation hat der Nutzung von PONDUS bei uns noch einmal einen richtigen Kick gegeben. Was alle im Prinzip schon wussten, haben sie in dieser Zeit sehr konkret erfahren: Eine browserbasierte Verlagssoftware vernetzt alle im Verlag und macht uns unabhängig und schnell. Das Team kann zentrale Aufgaben wie ONIX-Meldung, Vorschauen oder Pressemappen zügig und koordiniert bearbeiten. 

Hat diese Erfahrung vielleicht auch Fantasien dafür geweckt, was man vielleicht noch in PONDUS abbilden könnte?

Absolut! Es sind viele regelrecht auf den Geschmack gekommen und haben ihre Bedürfnisse formuliert. Das ist genau der Prozess, den wir mit der Einführung der Software in Gang setzen wollten. Der kreative Umgang mit den Möglichkeiten des Systems hat durch die letzten Monate einen Schub bekommen. Z. B. lassen sich Freigabeprozesse verschiedenster Art in PONDUS abbilden. Für die Herstellung haben wir sie schon implementiert, aber auch Vertragsmanagement, Honorarabrechnung, Nachkalkulationen oder der kaufmännische Bereich ganz generell sind für uns zukünftige Anwendungsgebiete. 

Sind Sie dann auf dem Weg zu dem EINEN System?

Ja, im Wesentlichen schon. Und wir sind auf diesem Weg in den letzten Monaten ein ganzes Stück vorangekommen. Wir haben uns in den letzten Jahren weg von einer überkommenen Systemvielfalt hin zur umfassenden Nutzung von PONDUS entwickelt. Am vorläufigen Ende dieses Weges möchten wir neben PONDUS nur noch ein Auslieferungs- und ein CRM-System nutzen – alles bestmöglich miteinander verzahnt.

Das klingt, als befördere die Verlagssoftware eine „Digitalisierung, die von innen kommt“ …

Das trifft es ganz gut. Denn solche Veränderungen lassen sich einem Team nicht verordnen oder überstülpen, sie müssen als etwas gewollt sein, das die eigene Arbeit spürbar ver­bessert. Dass PONDUS diesen Change unterstützt, ist für alle im Verlag eine täglich gelebte Tatsache. Es ist das EINE System und enthält auf Datenebene die EINE Wahrheit. Eine sinnvolle Berechtigungsstruktur ermöglicht es, dass alle sich jederzeit mit den für sie relevanten Daten ausstatten und sie, je nach ihrer Verantwortung, bearbeiten können. 

Sie haben auch das Katalogmodul von PONDUS im Einsatz und nutzen es unter anderem für die Erstellung von Pressemappen. Was hat sie dazu bewogen?

Ganz einfach: die Aussicht auf einen effizienteren Prozess. Wir wollten eine aufwendige und bis dato zeitintensive Aufgabe schlanker organisieren und möglichst weitgehend automatisieren. Daher behandeln wir Pressebeiträge und ihre Ankündigungen jetzt wie Assets, die als Inhalte in PONDUS abgelegt werden. Diese können je nach Bedarf anders aufbereitet und aus dem System heraus publiziert werden: ob für unsere Autor*innen und Autoren, für den Vertrieb oder als interne Dokumentation. So sind alle Abteilungen beim Umgang mit diesen Inhalten schneller, flexibler und aktueller.

Der Gewinn an Geschwindigkeit entsteht aus dem Prozess und nicht dadurch, dass irgendjemand irgendetwas schneller „abarbeiten“ müsste …   

Genau – und das ist uns sehr wichtig! Es geht uns um nicht-profitorientierte Zeitersparnis, um die Verbesserung von Arbeits- und Lebensqualität durch intelligentere Prozesse. In herkömmlichen Abläufen wird vieles doppelt gemacht, Menschen vergeuden Zeit durch Strukturen, in denen sie sich irgendwelche Inhalte irgendwo zusammensuchen müssen. Diese Zeit und Energie fehlen ihnen dann für wirklich Wichtiges, z. B. für die Entwicklung von Ideen oder Kundengespräche. Wir möchten vergeudete Zeit durch Automatisierungen befreien. 

Manchmal gibt es Bedenken gegenüber automatisierten Prozessen, die Resultate seien „grafisch nicht optimal“ – was würden Sie solchen Bedenken mit Blick auf Ihre Pressemappen entgegen?

Unsere Pressmappen sehen wirklich gut aus! Am Anfang muss man bei solchen Umstellungen immer ein bisschen was anpassen. Aber dieser Aufwand ist in Relation zum Effizienzgewinn nicht der Rede wert. Wenn es mal Schwierigkeiten gibt, dann liegen diese nie in der Automatisierung selbst begründet, sondern in einem konkreten Template, das noch nicht optimal konfiguriert ist. Es geht hier immer um die richtige Balance zwischen Arbeitsmittel und Ausdruck unserer CI – und die lässt sich finden! Nehmen Sie ein Katalogformat wie die Vorschau: Wir arbeiten hier mit PONDUS-Templates für standardisierte Darstellungen und ergänzen sie um einzelne individuell gestaltete Seiten. Hier muss jeder Verlag seinen Weg finden, aber ohne Automatisierungen ist er zumindest für uns nicht mehr vorstellbar.

Abschließend etwas spielerisch gefragt: Wenn Sie auf einer Skala von 1 (nicht besonders relevant) bis 10 (allerhöchste Priorität) die Bedeutung verbesserter Prozesse für den zukünftigen Erfolg eines Medienunternehmens ansetzen sollten: Welchen Wert würden Sie wählen? 

Ganz klar: 12. Im Ernst: Gute Prozesse sind das A und O, sie bilden die Basis für alles Kreative und Unternehmerische in einem Verlag. Wir wollen, dass alle im Team ausreichend Zeit für wirklich relevante Tätigkeiten haben. Das zu ermöglichen, ist unsere Aufgabe als Geschäftsführung. Dabei hilft uns PONDUS – und zwar nicht zuletzt, weil sich die Software selbst permanent weiterentwickelt. Auch wenn wir nicht jedes neue Feature sofort einsetzen: Wir sind mit PONDUS als Organisation jeder­zeit auf der Höhe der Anforderungen, die an Verlage heute gestellt werden. Das ist eine der wirklich positiven Erkenntnisse, die uns die letzten Monate gebracht haben.